Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie
w Brzezinach

Brzeziny, 28.08.2025 r.

Znak sprawy: PZ.0811.14.2025

ZAPYTANIE OFERTOWE W RAMACH PROJEKTU

Centrum Wsparcia Rodziny

W związku z realizacją projektu nr FELD.07.12-IP.01-0032/23 pn. Centrum Wsparcia Rodziny współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021 - 2027, Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Brzezinach

zaprasza do składania ofert na przeprowadzenie mentoringu dla uczestników projektu pn. Centrum Wsparcia Rodziny, w postaci indywidualnych konsultacji oraz prowadzenia grup wsparcia

1. Nazwa i adres Zamawiającego

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie

95-060 Brzeziny

ul. Jana Kilińskiego 2 B

2. Tryb udzielania Zamówienia

Postępowanie prowadzone jest w oparciu o „Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych, których wartość jest mniejsza od kwoty 130 000 złotych” wprowadzony zarządzeniem Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Brzezinach z dnia 31 grudnia 2020 r., z uwzględnieniem art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Zamówienie będzie udzielone zgodnie                          z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.

3. Opis przedmiotu Zamówienia

Zamówienie obejmuje:

1) prowadzenie grupowego mentoringu w postaci grup wsparcia dla 10 uczestników projektu Centrum Wsparcia Rodziny;

2) prowadzenie indywidualnego mentoringu dla 10 uczestników projektu Centrum Wsparcia Rodziny. Uczestnicy projektu to opiekunowie zastępczy, pełniący funkcję rodzin zastępczych oraz prowadzący rodzinne domy dziecka.

Spotkania odbywać się będą raz w miesiącu po 3 godziny; w okresie wrzesień 2025 – październik 2026, przy czym zakłada się, że 2 godziny przeznaczone zostaną na spotkanie grupy wsparcia, natomiast 1 godzina przeznaczona zostanie na konsultacje indywidualne. Proporcja spotkań grupowych i indywidualnych może być modyfikowana, zależnie od indywidualnych potrzeb uczestników.

Poszczególny wymiar godzinowy oraz częstotliwość spotkań grupowych oraz indywidualnych zależeć będzie od bieżących potrzeb uczestników. Wsparcie realizowane będzie w Sali warsztatowej udostępnianej przez Zamawiającego, na terenie powiatu brzezińskiego.

Za działania mentoringowe Zamawiający uznaje działania polegające w szczególności na motywowaniu do poszerzania kompetencji opiekuńczo – wychowawczych, identyfikowaniu problemów w obszarze opieki zastępczej, formułowanie indywidualnych planów wsparcia, udzielania porad i wskazówek, wzmacnianiu poczucia sprawczości, wspieraniu w rozwoju kompetencji osobistych, poradnictwo w tematyce wypalenia zawodowego, psychoedukacji na temat emocji własnych oraz dzieci i sposobach ich regulowania

Wykonawca zapewnia materiały dla uczestników, dostosowane do tematyki i formy zajęć.

4. Forma zatrudnienia

Umowa/ umowa zlecenia

5. Miejsce realizacji:

Głównym miejscem świadczenia usług jest siedziba Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Brzezinach.

6. Zasady realizacji zamówienia:

1) Planowana realizacja wsparcia będzie prowadzona wg harmonogramu ustalonego                                               z uwzględnieniem potrzeb i dyspozycyjności uczestników projektu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany planowanego terminu rozpoczęcia i zakończenia realizacji zamówienia, zmiany liczby godzin, zmiany liczby osób i terminu realizacji usługi zgodnie z harmonogramem projektu.

2) Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie jedynie za faktyczne godziny udzielonego wsparcia. Zamawiający nie pokrywa Wykonawcy żadnych poniesionych przez niego kosztów związanych z realizacją wsparcia, w tym kosztów dojazdu. Powyższe koszty powinny zostać uwzględnione przez Wykonawcę w cenie.

3) Wykonawca zobowiązany jest m. in. do:

a) prowadzenia wymaganej dokumentacji, w tym dzienników zajęć z listą obecności i zakresem tematycznym oraz kart czasu pracy wg wzorów przekazanych przez Zamawiającego;

b) należytego wypełniania zadań powierzonych do wykonania;

c) współpracy z zespołem projektowym, w szczególności Koordynatorem Projektu;

d) zgłaszania problemów i nieprawidłowości niezwłocznie po zaobserwowaniu ich występowania;

e) zachowania w tajemnicy wszelkich danych, do których będzie miał dostęp i informacji pozyskanych w toku czynności związanych z powierzonymi zadaniami;

f) w zakresie niezbędnym do należytego wykonania przedmiotu zamówienia, opracowania i przygotowania ewentualnych dodatkowych materiałów (np. testów, kwestionariuszy itp.). Przygotowane materiały dla uczestników projektu muszą spełniać kryterium dostępności zgodnie z dokumentem „Wytyczne dotyczące realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027” i być dostosowane do indywidualnych potrzeb uczestnika projektu;

g) niezwłocznego udostępniania do wglądu na żądanie Instytucji Zarządzającej oraz innych podmiotów uprawnionych do kontroli wszelkich dokumentów związanych z realizowanym Projektem;

h) informowanie UP o współfinansowaniu usługi ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus;

i) przestrzegania zasad równości szans, w tym równości płci.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia:

Zamwiający przez mentora rozumie lub za mentora uznaje osobę posiadającą kwalifikacje i doświadczenie zawodowe pozwalające na wykonywanie działań mentoringowych w rozumieniu niniejszego zapytania ofertowego, tj.:

·         osobę legitymującą się wykształceniem wyższym z zakresu pedagogiki, psychologii, socjologii, psychoedukacji, resocjalizacji, socjoterapii, pracy socjalnej, nauk o rodzinie ewentualnie studiami podyplomowymi w zakresie jak wyżej, oraz

·          osobę, która  w ramach wykonywanej działalności zawodowej pełniła funkcje wychowawcy, psychologa, psychoterapeuty, pedagoga, socjoterapeuty, doradcy zawodowego, trenera umiejętności społecznych lub innej osoby prowadzącej procesy wsparcia psychospołecznego osób dorosłych i posiada udokumentowane doświadczenie praktyczne, w wymiarze co najmniej 200 godzin, w prowadzeniu indywidualnych i grupowych działań mentoringowych lub działań o charakterze wspierająco-rozwojowym z osobami dorosłymi,

Praktyczny mentoring powinien dotyczyć przynajmniej jednego z poniższych zagadnień: motywowanie do działania w zakresie aktywności społecznej, identyfikowanie problemów  i podejmowanie środków zaradczych, prowadzenie interwencji, pomocy i motywowanie w sytuacjach kryzysowych i trudnych, pobudzanie i wspieranie potencjału w obszarze rozwoju osobistego, przełamywanie barier, zapewnienie wsparcia na poziomie emocjonalnym i instrumentalnym, wzmocnienie poczucia sprawczości (udzielanie rad, wskazówek), opracowanie indywidualnej ścieżki potrzeb.

Ponadto osoba bezpośrednio realizująca usługę oświadcza, że nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Ocena spełnienia powyższych warunków będzie dokonana wg. formuły spełnia/nie spełnia na podstawie załączonego do oferty załącznika nr 1 i nr 2.

8. Wykluczenie Wykonawcy

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału:

1.    Wykonawcy, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu lub są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

2.    Wykonawcy, którzy podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 13 kwietna 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego  (Dz.U.2024.507 t.j.).

9. Wymagane dokumenty

·         Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zapytania

·         Wykaz osób stanowiący załącznik nr 2 wraz z kserokopiami dokumentów poświadczającymi wykształcenie i doświadczenie w świadczeniu usług tożsamych do wskazanych w przedmiocie zamówienia.

·         W przypadku osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą – kopie wpisu do rejestru działalności gospodarczej.

·         Oświadczenie, iż Wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo – Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego. 

·         Oświadczenie, iż Wykonawca nie jest wykluczany na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego

·         Klauzula informacyjna stanowiąca załącznik nr 3.

10. Opis sposobu przygotowania i składania dokumentów:

1.       Wykonawca sporządza ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

2.       Wykonawca wskazuje w ofercie cenę brutto za przeprowadzenie jednej godziny zegarowej mentoringu. Cena oferty musi być podana cyfrowo i słownie z wyodrębnieniem podatku VAT (jeśli dotyczy).  W przypadku rozbieżności między kwotami podanymi słownie i cyfrowo za wiążącą zamawiający uznawać będzie wartość podaną słownie.

3.       Cena oferty powinna uwzględniać wszelkie koszty wypłacane bezpośrednio wykonawcy, ale także koszty wypłacane na jego rzecz.

4.       Cena podana przez Wykonawcę jest obowiązująca przez okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianie w okresie jej trwania.

5.       Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać osobiście, korespondencyjnie, za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub mailowej, na poniższe dane teleadresowe:

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, ul. Marii Skłodowskiej – Curie 16, 95-060 Brzeziny,

e-mail: pcpr@powiat-brzeziny.pl

z dopiskiem: Grupy wsparcia, w terminie do dnia 10 września 2025 r. do godz. 12:00 (decyduje data wpływu do Ośrodka).

Osoba do kontaktu: Małgorzata Szubert; email: m.szubert@interia.pl

6.       Zamawiający nie odsyła nadesłanych dokumentów aplikacyjnych. 

11. Kryteria wyboru oferty:

1) Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie niżej zdefiniowanych kryteriów i przypisanego im znaczenia (wagi).

2) Dla dokonania oceny ofert, waga w kryteriach oceny określona w procentach, zostanie przeliczona na punkty: 1 procent odpowiada 1 punktowi. Ocenie podlegać będą oferty niepodlegające odrzuceniu.

3) Sposób obliczenia punktów w kryterium nr 1:

Cena za jedną godzinę realizacji przedmiotu zamówienia – waga 80%

Oferta z najniższą ceną brutto otrzyma 80 pkt, pozostałe oferty zostaną ocenione z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, według następującego wzoru:

               Cmin

 C = ----------------- x 80

             C bad

gdzie:

C – liczba uzyskanych punktów w kryterium nr 1,

C min – cena oferty z najniższą ceną brutto za jedną godzinę realizacji przedmiotu zamówienia,

C bad – cena brutto za jedną godzinę realizacji przedmiotu zamówienia oferty badanej.

4) Sposób obliczenia punktów w kryterium nr 2:

Doświadczenie mentorów – waga 20%

Wykonawca w ramach kryterium może otrzymać łącznie maksymalnie 20 pkt.

4.1.Ocenie podlegać będzie doświadczenie zawodowe osób skierowanych do realizacji zamówienia, wskazanych w „Wykazie osób”, o którym mowa w pkt. 7 zapytania ofertowego.  Ocenie podlegać będzie udokumentowane doświadczenie praktyczne mentora w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, tzn. doświadczenie ponad przeprowadzone 200 godzin indywidualnego lub grupowego mentoringu dla osób dorosłych.

4.2. Punkty zostaną przyznane za doświadczenie ponad minimum określone w warunku udziału   w postępowaniu, o którym mowa w niniejszym zapytaniu ofertowym wskazane dla mentora.

Punkty zostaną przyznane zgodnie z poniższymi zasadami:

a) przeprowadzenie od 201 do 400 godzin mentoringu. Mentoring musiał dotyczyć przynajmniej jednego z poniższych zagadnień: motywowanie do działania w zakresie aktywności społecznej, identyfikowanie problemów i podejmowanie środków zaradczych, prowadzenie interwencji, pomocy i motywowanie w sytuacjach kryzysowych i trudnych, pobudzanie i wspieranie potencjału w obszarze rozwoju osobistego, przełamywanie barier, zapewnienie wsparcia na poziomie emocjonalnym i instrumentalnym, wzmocnienie poczucia sprawczości (udzielanie rad, wskazówek), opracowanie indywidualnej ścieżki potrzeb – oferta otrzyma 10 pkt.

b) przeprowadzenie od 401 godzin mentoringu. Mentoring musiał dotyczyć przynajmniej jednego  z poniższych zagadnień: motywowanie do działania w zakresie aktywności społecznej, identyfikowanie problemów i podejmowanie środków zaradczych, prowadzenie interwencji, pomocy i motywowanie w sytuacjach kryzysowych i trudnych, pobudzanie i wspieranie potencjału w obszarze rozwoju osobistego, przełamywanie barier, zapewnienie wsparcia na poziomie emocjonalnym i instrumentalnym, wzmocnienie poczucia sprawczości (udzielanie rad, wskazówek), opracowanie indywidualnej ścieżki potrzeb – oferta otrzyma 20 pkt.

4.3. Punkty w w/w kryterium zostaną przyznane wyłącznie w oparciu o informacje zawarte w wykazie osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, złożonym do upływu terminu składania ofert i zawierającym wszystkie wymagane przez Zamawiającego informacje. Oferta w kryterium nr 2 nie zostanie oceniona, jeżeli Wykonawca nie załączy do oferty przedmiotowego wykazu, poświadczającego deklarowane doświadczenie.

5) Wynik

Oferta, która uzyska największą sumę punktów w oparciu o ustalone kryteria, zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona wykonawcy, który uzyska najwyższą ilość punktów.

W= Wc + Wg

W – wynik punktowy oferty

Wc – wynik punktowy wg kryterium ceny

Wg – wynik punktowy w kryterium doświadczenie osoby/osób skierowanych do realizacji zamówienia

12. Informacje dodatkowe:

1.       Złożenie jednej ważnej oferty upoważnia Zamawiającego do dokonania rozstrzygnięcia postępowania.

2.       Aplikacje, które wpłyną po wyżej wymienionym terminie, jak również niespełniające wymogów formalnych, mogą nie być rozpatrywane.

3.       Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie będą powiadamiani.

4.       Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych i wariantowych.

5.       Oferta ze strony Wykonawcy musi spełniać wszystkie wymogi stawiane w zapytaniu ofertowym i być złożona na wzorze oferty dołączonym do niniejszego zapytania.

6.       Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni albo do wyboru innej oferty. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie, podpisanie umowy po terminie związania ofertą za zgodą Wykonawcy z przyczyn obiektywnych występujących po stronie Zamawiającego (np. z powodu braku środków)

7.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania na każdym etapie bez podawania przyczyny bez wyłonienia wykonawcy.

8.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od podpisania umowy bez podawania przyczyn – w takim przypadku wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego.

9.        Jeżeli zaoferowana cena lub koszt wydają̨ się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. różnią się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu, lub budzą̨ wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu. Zamawiający ocenia te wyjaśnienia w konsultacji z wykonawcą i może odrzucić tę ofertę wyłącznie w przypadku, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny lub kosztu w tej ofercie. W przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od podpisania oferty Zamawiający zastrzega prawo wyboru kolejnej oferty najwyżej ocenionej. Zamawiający informuje, że nie będzie prowadził żadnego postępowania wyjaśniającego ani wzywał Wykonawców do uzupełnienia, sprecyzowania czy korekty złożonej oferty.

10.   Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może. wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

11.   Złożone oferty wraz ze wszystkimi załącznikami pozostaną w dyspozycji Zamawiającego, nie podlegają zwrotowi.

12.   Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia przez Wykonawcę wykonania części lub całości zamówienia podwykonawcom.

13.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

a) zmiany terminu składania ofert,

b) uzupełniania ofert w przypadku stwierdzenia braków, które można uzupełnić,

c) poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych za zgodą wykonawcy,

d) odrzucenia ofert niezgodnych z założeniami zapytania ofertowego.

Załączniki:                  

1.       Załącznik nr 1 – Formularz oferty

2.       Załącznik nr 3 – Wykaz osób

3.       Załącznik nr 4 – Klauzula

4.       Załącznik nr 4 – Oświadczenie o braku wkluczeń

5.       Załącznik nr 5 – Oświadczenie o braku powiązań