Brzeziny, dnia 12 maja 2025 roku

 Znak sprawy: PZ.0811.11.2025

ZAPYTANIE OFERTOWE W RAMACH PROJEKTU

Centrum Wsparcia Rodziny

W związku z realizacją projektu nr FELD.07.12-IP.01-0032/23 pn. Centrum Wsparcia Rodziny współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021 - 2027, Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie  w Brzezinach zaprasza do składania ofert na:

Organizację i przeprowadzenie 7- dniowego wyjazdu socjoterapeutycznego dla 10 osób – uczestników projektu Centrum Wsparcia Rodziny

Powiat Brzeziński /Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie

95-060 Brzeziny

ul. Jana Kilińskiego 2 B

NIP 833 13 40 225

2.1. Wartość netto zamówienia w ramach prowadzonego postępowania jest niższa, niż kwota 130 000 zł. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 oraz zapisami „Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych, których wartość jest mniejsza od kwoty 130 000 złotych” obowiązującego w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie     w Brzezinach, z uwzględnieniem art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Do w/w zamówienia nie ma zastosowania zasada konkurencyjności.

2.2. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej.

2.3. Zamawiający ma możliwość zamknięcia postępowania bez wyłonienia wykonawcy w przypadku braku wystarczających środków na sfinansowanie zamówienia.

3.1. Zamówienie obejmuje organizację i przeprowadzenie 7 – dniowego wyjazdu socjoterapeutycznego   dla 10 osób - długość turnusu – 7 dni (6 noclegów).

3.2. Miejsce realizacji zadania – miejscowość o walorach turystycznych, sprzyjająca realizacji celów warsztatów ( naturalne otoczenie typu: lasy, woda, cisza, korzystny mikroklimat)

3.3. Termin wykonania zamówienia:  wybrane 7 kolejnych dni w okresie: 01.07.2025 – 31.08.2025 r.

3.4. Uczestnicy:wychowankowie pieczy zastępczej  (w wieku 7-17 lat) zamieszkali na terenie powiatu brzezińskiego. Liczba osób – 10  

3.5. Wykonawca ma zagwarantować i zapewnić:

 Ø  zakwaterowanie: 

·         Zakwaterowanie uczestników warsztatów winno być w ośrodku wypoczynkowym murowanym, spełniającym wymogi bezpieczeństwa i higieny, w pokojach max. 4 – osobowych o standardowym, sprawnym wyposażeniu, łóżka pojedyncze, bez dostawek, przy czym łazienki winny znajdować się w budynku zakwaterowania, bez ograniczeń  w korzystaniu z ciepłej i zimnej wody (aktualne zdjęcia, foldery obiektu i przylegającego terenu z uwzględnieniem pokoi, łazienek, stołówki).

·         Organizator na terenie ośrodka winien dysponować świetlicą, kuchnią i stołówką, boiskiem sportowym lub terenem umożliwiającym prowadzenie zajęć na świeżym powietrzu, pomieszczeniami do prowadzenia zajęć z dziećmi.

Ø  wyżywienie:

·          obejmujące 4 posiłki dziennie tj.: śniadanie, obiad składający się z dwóch dań, podwieczorek i kolację;

·         dodatkowo dostępne przez całą dobę zimne i ciepłe napoje;

·         organizator zobowiązany jest zapewnić uczestnikom wypoczynku suchy prowiant oraz napoje na drogę powrotną.

 Ø  transport:

·         dowóz uczestników na miejsce wypoczynku i z powroten klimatyzowanym środkiem transportu, posiadającym ubezpieczenie OC I NWW pasażerów I przystosowanym do przewozu odpowiedniej liczby pasażerów, wraz z kierowcą i opiekunem,

·         dowóz uczestników na miejsce wypoczynku i z poworotem realizowany bedzie środkiem transport przeznaczonym tylko dla grupy uczestników projektu Centrum Wsparcia Rodziny,

·         środek transportu musi być sprawny technicznie, posiadać w dniu wyjazdu wszystkie aktualne dokumenty wymagane do przewozu pasażerów,

·         w przypadku awarii pojazdu lub innych nieprzewidzianych zdarzeń organizator zobowiązuje się podstawić inny sprawny pojazd w ciągu 2 godzin od wystąpienia awarii,

·         uczestników należy odebrać w dniu wyjazdu spod siedziby Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Brzezinach, ul. Jana Kilińskiego 2 B i odwieźć w dniu powrotu na to samo miejsce,

·         organizator zapewnia opiekunów do autokaru na każdorazowy przejazd,

·         wyklucza się dowóz dzieci pojazdem w godzinach nocnych, tzn. między godziną 22.00 a 6.00,

·         transport winien być zorganizowany zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prowo o ruchu drogowym

Ø  Program rekreacyjno – sportowy:

·         organzator w ramach zamówienia organizuje minimum dwie wycieczki dla uczestniów wypoczynku,

·         organizator winien zapewnić uczestnikom bezpłatny wstęp do zwiedzanych w czasie wycieczek obiektów,

·         organizator zobowiązany jest do zorganizowania minimu dwa razy w czasie trwania wypoczynku ogniska, dyskoteki lub innej formy integracji grupowej,

·         w przypadku możliwości skorzytania z rekreacji wodnych, plażowanie i kąpiele muszą odbywać się pod nadzorem ratownika.

Ø  Program socjoterapeutyczny:

·         w wymiarze 10 h powadzony przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacjei doświadczenie. Tematyka zajęć powinna dotyczyć wzmacniania poczucia własnej wartości, rozwiajania umiejętności społecznych  oraz umiejętności radzenia sobie z trudnymi emocjami.

Ø  Kadra pedagogoiczna:

·         organizator jest zobowiązany zapewnić uczestnikom wypoczynku całodobową opiekę wykwalifikowanej kadry pedagogicznej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także jego organizowania                           i nadzorowania,

·         oferent zobowiązany jest posiadać potencjał kadrowy:

-          osoba do prowadzenia warsztatów socjoterapeutycznych (wykształcenie wyższe pedagogiczne lub psychologiczne albo równoważne),

-          koordynator wyjazdu – opiekun.

Ø  Ubezpieczenie:

• organizator wypoczynku zapewnia ubezpieczenie uczestników wyjazdu od następstw   

              nieszczęśliwych wypadków na okres trwania wyjazdu oraz w czasie przejazdu.

4.1. Wykonawca sporządza program wypoczynku, obejmujący opis zajęć i aktywności realizowanych podczas pobytu, stanowiący załącznik do umowy.

4.2. Wykonawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego, obejmującą dziennik zajęć oraz listy obecności uczestników programu socjoterapeutycznego.

4.3. Wykonawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację fotograficzną z przebiegu wypoczynku, którą należy przekazać Zamawiającemu na nośniku elektronicznym.

4.4. Wykonawca zobowiązany jest informować Zamawiającego na bieżąco o problemach mających wpływ na prawidłową realizację usługi.

4.5. Usługa winna być realizowana zgodnie z zasadą równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasadą równości szans kobiet i mężczyzn.

5.1. Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi:

Ø  posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

Ø  posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie, a w szczególności powinien:
- w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert wykonywać czynności zbieżne z przedmiotem zamówienia;

Ø  dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, czego potwierdzeniem będzie oświadczenie Wykonawcy dotyczące posiadania przez instruktorów/opiekunów odpowiednich kwalifikacji, w szczególności do pracy z dziećmi oraz posiadania przez te osoby zaświadczeń  o niekaralności  i niefigurowaniu w Rejestrze Przestępstw na Tle Seksualnym. (załącznik nr 3)

Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia” na podstawie złożonych przez Wykonawcę dokumentów i oświadczeń.
Wykonawca, który nie spełni określonych powyżej warunków zostanie odrzucony z udziału  w postępowaniu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość sprawdzenia informacji zawartych  w dokumentach.

Wiedza i doświadczenie

Osoby z minimalnym doświadczeniem zawodowym nie krótszym niż 2 lata w zakresie objętym przedmiotem zamówienia.

Potencjał techniczny

Wykonawca zgodnie z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym, oświadcza, że zapewni transport, zakwaterowanie, wyżywienie, organizację przedmiotu zamówienia na podstawie oświadczenia zawartego w załączniku nr 2.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

Formularz ofertowy- załącznik nr 1

Wykaz zrealizowanych usług – załącznik nr 2

Oświadczenie o dysponowaniu personelem – załącznik nr 3

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – załącznik nr 4

Oświadczenie o braku powiązań – załącznik nr 5

Oświadczenie o braku  wykluczeń – załącznik nr 6

Oferent może powierzyć wykonanie usługi innej osobie lub firmie w części niezbędnej do jej realizacji, np. w zakresie transportu, organizacji wycieczek, itp.

 5.2. Wykluczenie Wykonawcy

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału:

Ø  Wykonawcy, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu lub są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

Ø  Wykonawcy, którzy podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 i 9 ustawy    z dnia 13 kwietna 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego  (Dz.U.2024.507 ze zm.).

Ocena spełnienia powyższych warunków będzie dokonana wg. formuły spełnia/nie spełnia na podstawie załączonych do oferty załączników nr 5 i 6.

6.1. Cena w ofercie ma być wyrażona cyfrowo (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku).

6.2. Cenę ofertową należy przedstawić jako cenę netto i brutto.

6.3. Cena oferty powinna uwzględniać wszelkie koszty wypłacane bezpośrednio Wykonawcy, ale także koszty wypłacane na jego rzecz, także jako płatnika .

6.4. Oferowana cena powinna zawierać koszty transportu uczestnikow projektu na miejsce wypoczynku                      i z powrotem, koszt zakwaterowania, wyżywienia  oraz wszystkich innych usług potrzebnych do realizacji wszystkich elementów zamówienia

6.5. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

6.6. Oferta musi mieć formę pisemną i powinna być sporządzona w języku polskim.

6.7. Zamawiający dopuszcza/ nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

6.8. Zamawiający dopuszcza / nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej.

6.9. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania.

6.10.  Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę.

6.11. Ofertę podpisuje osoba uprawniona do składania ofert.

6.12. Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać osobiście, korespondencyjnie, za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub mailowej, na poniższe dane teleadresowe:

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, ul. Jana Kilińskiego 2B,  95-060 Brzeziny,

e-mail: pcpr@powiat-brzeziny.pl, z dopiskiem: „Wyjazd socjoterapeutyczny” do dnia 23 maja 2025 r. do godz. 12:00 (decyduje data wpływu do Ośrodka).

Osoba do kontaktu: Małgorzata Szubert; email: m.szubert@interia.pl, te. 46 819 61 19

7.1. Wybór oferty dokonany zostanie w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert i wagi punktowej. Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę, tę która uzyska największą liczbę punktów spośród wszystkich ocenianych ofert, przy czym maksymalna liczba punktów wynosi 100 (sto punktów). Zamawiający przy wyborze ofert będzie się kierować kryterium:

A-                 60% - cena 

B-                 20% -kryterium doświadczenie zawodowe Wykonawcy  

C-                 20% - atrakcyjność miejsca pobytu

1)cena – 60 pkt

   ilość punktów przyznanych danej ofercie będzie wyliczana według następującego wzoru:

   najniższa oferowana cena brutto

   ---------------------------------------- x 100% x 60 pkt                                                                                                                                                  

    cena z oferty badanej                                

2)doświadczenie w organizacji wyjazdów o charakterze socjoterapeutycznym– 20 pkt.

-    organizacja 2-3 wyjazdów - 10 pkt

-    organizacja 4 i więcej wyjazdów – 20 pkt

Warunek ten będzie sprawdzany na podstawie dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usługi. Przedstawienie dokumentów, które nie spełnią w/w wymogu np. podanie tylko liczby bez wskazania konkretnych odbiorów usługi ocenione zostanie na 0 punktów. 

3) atrakcyjność miejsca pobytu – 20 pkt

- las lub woda lub góry w najbliższej okolicy – 10 pkt

- las i woda w najbliższej okolicy lub las i góry w najbliższej okolicy – 20 pkt

7.2.Wybrana zostanie oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów. 

7.3. Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyska taką samą punktację, wówczas Zamawiający wezwie tych

Wykonawców do złożenia w wyznaczonym terminie dodatkowych ofert cenowych. 

Oferty dodatkowe nie mogą zawierać ceny wyższej od ceny złożonej w ofercie pierwotnej. Pozostałe warunki nie mogą ulec zmianie. Zamawiający dokonuje następnie wyboru tej oferty, która przedstawia niższą cenę.

8.1. Złożenie jednej ważnej oferty upoważnia Zamawiającego do dokonania rozstrzygnięcia postępowania.

8.2. Aplikacje, które wpłyną po wyżej wymienionym terminie, jak również niespełniające wymogów formalnych, mogą nie być rozpatrywane.

8.3. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie będą powiadamiani.

8.4. Zamawiający zastrzega, że treść ogłoszenia oraz warunki określone w zaproszeniu do składania ofert mogą zostać zmienione, o czym zostanie przekazana informacja na stronie internetowej Zamawiającego.

8.5. Oferta ze strony Wykonawcy musi spełniać wszystkie wymogi stawiane w zapytaniu ofertowym                     i być złożona na wzorze oferty dołączonym do niniejszego zapytania.

8.6. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni albo do wyboru innej oferty. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie, podpisanie umowy po terminie związania ofertą za zgodą Wykonawcy z przyczyn obiektywnych występujących po stronie Zamawiającego (np. z powodu braku środków)

8.7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania na każdym etapie bez podawania przyczyny, bez wyłonienia wykonawcy.

8.8. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Wykonawców do wyjaśnień treści złożonej oferty lub dokumentów.

8.9. Wykonawca poprzez złożenie oferty oświadcza, że akceptuje w całości i bez uwag treści wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.

8.10. Wszelkiewytworzone w ramach zadania dokumenty winny być opatrzone logotypami, zgodnie                   z aktualnymi zasadami promocji i oznakowania projektów.

8.11. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania zasady równości szans i niedyskryminacji,                    w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami podczas realizacji powierzonego zadania.

Obowiązek informacyjny / Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

W związku z obowiązkiem stosowania od dnia 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku                                         z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, dalej: RODO) informujemy, iż na podstawie art. 13 RODO od dnia 25 maja 2018 r. będą Pani/Panu przysługiwały określone poniżej prawa związane z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie:

1. Administrator danych osobowych

 Administratorem danych osobowych jest Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie reprezentowane przez Dyrektora, adres: Brzeziny, ul. Jana Kilińskiego 2B, e-mail: pcpr@powiat-brzeziny.pl

2. Inspektor Ochrony Danych

 Może Pani/Pan kontaktować się z wyznaczonym przez nas Inspektorem Ochrony Danych Osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej adres e-mail: iodo@spotcase.pl z dopiskiem „PCPR Brzeziny” lub pisemnie na adres administratora.

3. Podstawy prawne, cel przetwarzania

3.1. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zapytania ofertowego z dnia 7.04.2025 r. prowadzonym z wyłączeniem zasady konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, a w przypadku wyboru Państwa oferty jako najkorzystniejszej, również w celu zawarcia i wykonania umowy oraz prowadzenia dokumentacji z nią związanej tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit b, c RODO.

3.2. Dochodzenia roszczeń i praw tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO,

3.3. Realizacji obowiązków podatkowych tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit c, RODO

w przypadku przetwarzania danych dla celów nie wynikających z zawartej umowy przetwarzanie danych będzie możliwe w oparciu   o udzieloną dobrowolnie zgodę wskazująca każdy odrębny cel przetwarzania tj.  na podstawie art. 6 ust. 1 lit a RODO,

W przypadku danych, których obowiązek podania nie wynika z przepisu prawa, Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody - w celu wynikającym z treści wniosku/w celu ułatwienia kontaktu. W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

4. Odbiorcy danych

Odbiorcą danych osobowych mogą być organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające).

5. Przekazywanie danych osobowych poza EOG.

Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

6. Okres przechowywania danych osobowych.

Okres wymagany dla archiwizacji dokumentów dotyczących projektu Centrum Wsparcia Rodziny, dofinansowanego w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021 – 2027, Priorytet FELD.07.00 Fundusze Europejskie dla zatrudnienia i integracji w Łódzkiem, Działanie FELD.07.12 Usługi na rzecz rodziny 

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności: dochodzenie roszczeń (okres przedawnienia roszczeń), prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej (5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy), zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez ustawy kompetencyjne i ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w tym Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.   w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, 

do czasu wycofania zgody,

7. Prawa osób, których dane dotyczą.

Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do PUODO (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),

8. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych.

Podanie przez Pana/Panią danych osobowych gromadzonych w dokumentacji jest wymogiem ustawowym. Brak podanie danych uniemożliwi rozpatrzenie wniosku. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji.

Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania.

Załączniki:                

1.       Załącznik nr 1 – Formularz oferty

2.       Załącznik nr 2 – Wykaz zrealizowanych usług

3.       Załącznik nr 3 – Oświadczenie o dysponowaniu personelem

4.       Załącznik nr 4 – Klauzula

5.       Załącznik nr 5 – Oświadczenie o braku powiązań

6.       Załącznik nr 6 – Oświadczenie o braku wykluczeń