ZAPYTANIE OFERTOWE
NA REALIZACJĘ USŁUGI –
ORGANIZACJA WYJAZDOWYCH WARSZTATÓW TERAPEUTYCZNYCH Z ELEMENTAMI JOGI
w ramach zadania „Po pierwsze: zadbajmy o emocje” finansowanego z budżetu
Województwa Łódzkiego dla jednostek samorządu terytorialnego w formie dotacji celowej przeznaczonej na dofinansowanie zadań w zakresie wspierania rodziny w ramach konkursu SAMORZĄD PRZYJAZNY RODZINIE 2022
Nazwa oraz adres Zamawiającego
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie
ul. Konstytucji 3-go Maja 3/5, 95-060 Brzeziny
NIP 833-13-40-225
Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdowych warsztatów terapeutycznych z elementami Jogi dla 10 wychowanków pieczy zastępczej.
Kod CPV: 63500000-4 - usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej,
60172000-4 - wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą
70220000-9 - wynajem sali na spotkanie (usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne)
85323000-9 - usługi zdrowotne świadczone na rzecz wspólnot
55243000-5 - usługi w zakresie obozowisk dla dzieci
55241000 - usługi w zakresie ośrodków wczasowych
Opis przedmiotu zamówienia
1) Wyjazdowe warsztaty terapeutyczne z elementami Jogi - długość turnusu – 5 dni (4 noclegi).
Miejsce realizacji zadania – miejscowość sprzyjająca realizacji celów warsztatów ( naturalne otoczenie typu: lasy, woda, cisza, korzystny mikroklimat)
2) Termin wykonania zamówienia: wybrane 5 dni w okresie: 01.08.2022 – 31.08.2022 r.
3) Uczestnicy: wychowankowie pieczy zastępczej (w wieku 7-17 lat) zamieszkali na terenie powiatu brzezińskiego. Liczba osób – 10 plus 1 koordynator z PCPR
4) Wykonawca ma zagwarantować i zapewnić:
- zakwaterowanie:
• Zakwaterowanie uczestników warsztatów winno być w ośrodku wypoczynkowym murowanym, spełniającym wymogi bezpieczeństwa i higieny, w pokojach max. 4 – osobowych o standardowym, sprawnym wyposażeniu, łóżka pojedyncze, bez dostawek, przy czym łazienki winny znajdować się w budynku zakwaterowania, bez ograniczeń w korzystaniu z ciepłej i zimnej wody (aktualne zdjęcia, foldery obiektu i przylegającego terenu z uwzględnieniem pokoi, łazienek, stołówki).
• Organizator na terenie ośrodka winien dysponować świetlicą, kuchnią i stołówką, boiskiem sportowym lub terenem umożliwiającym prowadzenie zajęć na świeżym powietrzu, pomieszczeniami do prowadzenia zajęć z dziećmi.
- wyżywienie:
• obejmujące 4 posiłki dziennie tj.: śniadanie, obiad składający się z dwóch dań, podwieczorek i kolację;
- transport:
• transport winien być zorganizowany zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 czerwca 1997r. Prawo o ruchu drogowym (t.j. Dz.U.2018.1990),
• wykonawca powinien posiadać koncesję lub licencję na przewóz osób oraz dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
• wykonawca zapewnia dowóz uczestników do miejsca pobytu i z powrotem (po zakończeniu wyjazdu terapeutycznego) ubezpieczonym pojazdem (OC i NNW pasażerów),
• pojazd musi być sprawny technicznie, spełniać wszystkie wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. Nr 32 z dnia 26 lutego 2003 r. poz. 262), posiadać w dniu wyjazdu wszystkie aktualne dokumenty wymagane do przewozu pasażerów,
• kierowca musi posiadać uprawienia do kierowania pojazdem kat. D oraz przewozu osób,
• w przypadku awarii pojazdu lub innych nieprzewidzianych zdarzeń organizator zobowiązuje się podstawić inny sprawny pojazd w ciągu 2 godzin od wystąpienia awarii,
• uczestników należy odebrać w dniu wyjazdu spod wskazanego przez Zamawiającego miejsca na terenie powiatu brzezińskiego i odwieźć w dniu powrotu w to samo miejsce,
- program rekreacyjno-sportowy:
• organizator winien w ramach realizacji usługi zorganizować minimum jedną całodniową wycieczkę dla uczestników wyjazdu terapeutycznego, połączoną ze zwiedzaniem atrakcji turystycznych regionu,
• organizator zobowiązany jest do zorganizowania minimum dwa razy w czasie trwania wyjazdu terapeutycznego ogniska, dyskoteki lub innej formy integracji grupowe
- program warsztatów:
• zajęcia Jogi – co najmniej 2 godz. dziennie, (każdy uczestnik powinien zostać wyposażony w matę do Jogi, którą otrzyma na własność),
• program terapeutyczny – co najmniej 2 godz. dziennie - zawartość merytoryczna i forma zajęć wg sugestii Oferenta; program powinien pozwalać na zrealizowanie następujących celów warsztatów:
- nauka koncentracji, spokojnego oddechu, relaksacji, techniki radzenia sobie ze stresem, odzyskiwanie równowagi emocjonalnej, wyciszanie się, opanowywanie negatywnych emocji, wgląd w siebie, profilaktyka zdrowia, nauka zdrowych nawyków, integracja.
- Kadra
Oferent zobowiązany jest posiadać potencjał kadrowy:
• instruktor Jogi,
• osoba do prowadzenia warsztatów terapeutycznych ( wykształcenie wyższe pedagogiczne lub psychologiczne albo równoważne),
• koordynator wyjazdu – opiekun.
Dopuszcza się łączenia w/w funkcji w przypadku gdy osoba posiada odpowiednie kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie np. psycholog prowadzący warsztaty jest równocześnie instruktorem Jogi .
- Ubezpieczenie
Ubezpieczenie uczestników wyjazdu terapeutycznego - od następstw nieszczęśliwych wypadków na okres trwania wyjazdu oraz w czasie przejazdu. Organizator nie może pobierać od uczestników żadnych opłat.
Warunki realizacji zamówienia
Uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności
Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi:
1) posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2) posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie, a w szczególności powinien:
- w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert wykonywać czynności zbieżne z przedmiotem zamówienia,
3) Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia” na podstawie złożonych przez Wykonawcę dokumentów i oświadczeń.
4) Wykonawca, który nie spełni określonych powyżej warunków zostanie odrzucony z udziału w postępowaniu.
5) Zamawiający zastrzega sobie możliwość sprawdzenia informacji zawartych w dokumentach.
Wiedza i doświadczenie
Osoby z minimalnym doświadczeniem zawodowym nie krótszym niż 2 lata w zakresie objętym przedmiotem zamówienia.
Potencjał techniczny
Wykonawca zgodnie z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym, oświadcza, że zapewni transport, zakwaterowanie, wyżywienie, organizację przedmiotu zamówienia na podstawie oświadczenia- załącznika nr 2.
Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy
Formularz ofertowy- załącznik nr 1
Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 2
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – załącznik nr 3
Oświadczenie o braku powiązań – załącznik nr 4
Zgoda na publikację danych – załącznik nr 5
Spis kadry zaangażowanej w realizację zadania – załącznik nr 6
Oferent może powierzyć wykonanie usługi innej osobie lub firmie w części niezbędnej do jej realizacji, np. w zakresie transportu, organizacji wycieczek, itp.
Wykonawca zobowiązany jest do:
• zagwarantowania wykwalifikowanych i doświadczonych trenerów i opiekunów do realizacji zamówienia posiadających co najmniej 2-letnie doświadczenie w pracy z dziećmi,
• prowadzenia dokumentacji wymaganej przez Zamawiającego, w szczególności list obecności, dzienników zajęć oraz certyfikatów ukończenia warsztatów i przekazania jej Zamawiającemu w terminie do 7 dni od daty zakończenia warsztatów,
• zapewnienia dla każdego uczestnika maty do Jogi,
• prowadzenia dokumentacji fotograficznej oraz przekazania jej Zamawiającemu na nośniku cyfrowym,
• bieżącego informowania Zamawiającego o problemach mających wpływ na prawidłową realizację usługi.
Inne istotne warunki zamówienia
• Wykonawca poda w formularzu ofertowym cenę w PLN, w cenie należy uwzględnić należne podatki w tym podatek od towarów i usług (kwoty należy podawać w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku).
• Cena musi obejmować wykonanie całego zamówienia.
• Z możliwości wykonania zamówienia wykluczeni są Wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
• Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków zamówienia oraz ceny za jego wykonanie, a także do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.
• Postępowanie może zostać zamknięte bez wybrania którejkolwiek z ofert.
• Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert. W takim przypadku informacja o zmianie zostanie zamieszczona na stronie, na której zamieszczone zostało zapytanie. Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli będzie to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych.
• Upublicznienie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji żadnej z ofert złożonych przez Oferentów oraz zawarcia umowy z Oferentem, jak również składania wyjaśnień co do powodów lub odrzucenia oferty.
• W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania oferty.
• W przypadku uchylania się Wykonawcy od podpisania umowy, Zamawiający zastrzega możliwość podpisania umowy z następnym w kolejności Wykonawcą.
• Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
• W przypadku unieważnienia niniejszego postępowania Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego z jakiegokolwiek tytułu związanego z realizacją niniejszego postępowania, za wyjątkiem odszkodowania za szkody wyrządzone umyślnie.
• Od wyniku niniejszego postępowania Wykonawcy nie przysługują środki odwoławcze.
• Zamawiający poprawi w ofertach:
o oczywiste omyłki pisarskie,
o oczywiste omyłki rachunkowe
• Zapłata nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury/rachunku, zgodnie z umową/zamówieniem.
• Podstawą do wystawienia faktury/rachunku za wykonaną usługę będzie protokół odbioru.
Kryteria wyboru oferty
Wybór oferty dokonany zostanie w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert i wagi punktowej. Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę, tę która uzyska największą liczbę punktów spośród wszystkich ocenianych ofert, przy czym maksymalna liczba punktów wynosi 100 (sto punktów). Zamawiający przy wyborze ofert będzie się kierować kryterium:
A- 60% - cena
B- 20% -kryterium doświadczenie zawodowe kadry Wykonawcy realizującej zamówienie
C- 20% - atrakcyjność miejsca pobytu
Oferta, która uzyska za najwyższą liczbę punktów uznana zostanie za najkorzystniejszą.
1) cena – 60 pkt
ilość punktów przyznanych danej ofercie będzie wyliczana według następującego wzoru:
najniższa oferowana cena brutto
---------------------------------------- x 100% x 60 pkt
cena z oferty badanej
2) doświadczenie w organizacji wyjazdów o charakterze terapeutycznym – 20 pkt.
- organizacja 2-3 wyjazdów - 10 pkt
- organizacja 4 i więcej wyjazdów – 20 pkt
Warunek ten będzie sprawdzany na podstawie dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usługi. Przedstawienie dokumentów, które nie spełnią w/w wymogu np. podanie tylko liczby bez wskazania konkretnych odbiorów usługi ocenione zostanie na 0 punktów.
Warunek ten będzie sprawdzany na podstawie dokumentów potwierdzających realizację programów socjoterapeutycznych przez osobę wskazaną w ofercie jako prowadzący program socjoterapeutyczny. Z przedstawionych dokumentów ma jasno wynikać, że osoba wskazana w ofercie ma odpowiednie doświadczenie w realizacji programów socjoterapeutycznych. Przedstawienie dokumentów, które nie spełnią w/w wymogu zostanie ocenione na 0 punktów.
3) atrakcyjność miejsca pobytu – 20 pkt
- las lub woda w okolicy – 10 pkt
- las i woda w okolicy – 20 pkt
Miejsce i sposób złożenia oferty
1) Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.
2) Oferta musi zawierać wypełniony formularz ofertowy zgodny ze wzorem określonym w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego oraz pozostałe Załączniki.
3) Oferta wraz z załącznikami powinna być podpisana przez osobę/osoby do tego uprawnioną zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy
4) Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5) Oferty należy przygotować w sposób czytelny. Oferty nieczytelne zostaną odrzucone.
6) Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany powinny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
7) Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę
Termin składania ofert:
Ofertę należy składać osobiście w siedzibie PCPR w Brzezinach (pok. 208, Il p.) lub pocztą na adres: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Brzezinach, 95-060 Brzeziny, ul. Konstytucji 3 Maja 3/5, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Wyjazdowe warsztaty terapeutyczne z elementami Jogi” w nieprzekraczalnym terminie do 15 lipca 2022 r.
Decyduje data faktycznego wpływu oferty do Zamawiającego.
Osoba do kontaktu:
Małgorzata Szubert – tel. 46 874 21 68
Informujemy, że niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego na podstawie zasad Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych, których wartość przekracza 10.000 zł netto i nie przekracza kwoty 130 000 zł,, wprowadzonego Zarządzeniem nr 6/2014 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Brzezinach z dnia 25 maja 2014 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, zmienionego zarządzeniem nr 15/2020 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Brzezinach z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie zmiany Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.
Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
Wykaz kwalifikacji i doświadczenie zawodowego kadry zaangażowanej w realizację zamówienia
