Brzeziny, dnia 8 kwietnia 2025 roku
Znak sprawy: PZ.0811.9.2025
ZAPYTANIE OFERTOWE W RAMACH PROJEKTU
Centrum Wsparcia Rodziny
W związku z realizacją projektu nr FELD.07.12-IP.01-0032/23 pn. Centrum Wsparcia Rodziny współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021 - 2027, Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Brzezinach zaprasza do składania ofert na:
Realizację programu muzyczno – animacyjnego dla uczestników projektu Centrum Wsparcia Rodziny, w ramach obchodów Święta Rodzicielstwa Zastępczego
1. ZAMAWIAJĄCY
Powiat Brzeziński /Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie
95-060 Brzeziny
ul. Jana Kilińskiego 2 B
NIP 833 13 40 225
2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
2.1. Wartość netto zamówienia w ramach prowadzonego postępowania jest niższa, niż kwota 130 000 zł. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 oraz zapisami „Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych, których wartość jest mniejsza od kwoty 130 000 złotych” obowiązującego w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Brzezinach, z uwzględnieniem art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Do w/w zamówienia nie ma zastosowania zasada konkurencyjności.
2.2. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej.
2.3. Zamawiający ma możliwość zamknięcia postępowania bez wyłonienia wykonawcy w przypadku braku wystarczających środków na sfinansowanie zamówienia.
1. Zamówienie obejmuje realizację programu muzyczno - animacyjnego dla dzieci podczas obchodów Święta Rodzicielstwa Zastępczego.
2. Wykonawca zapewnia program muzyczno – animacyjny obejmujący:
2.1. zabawy muzyczno – taneczne
2.2. konkursy np. karaoke
2.3. sztuczny dym/ bańki mydlane
2.4. dostęp do fotobudki
2.5. co najmniej dwie dodatkowe atrakcje zaproponowane przez Wykonawcę
3. Program muzyczno – animacyjny będzie częścią programu obchodów Święta Rodzicielstwa Zastępczego, które odbędą się w dniu 30 maja 2025 r., w godzinach popołudniowych w Brzezińskim Centrum Konferencyjnym, 95-060 Brzeziny, ul. Jana Kilińskiego 2 C.
4. Grupę odbiorców stanowić będą wychowankowie pieczy zastępczej ( ok. 30 dzieci w wieku przedszkolnym i szkolnym) wraz z opiekunami.
5. Specyfika i atrakcje programu powinny być dostosowane do warunków imprezy, odbywającej się w pomieszczeniu zamkniętym, w budynku dysponującym przestronną salą konferencyjną oraz dużym holem.
6. Na potrzeby realizacji zamówienia Zamawiający udostępni zaplecze sanitarne, w tym toalety, umywalki, kosze na śmieci, a także zasoby energii elektrycznej.
7. Czas realizacji usługi: 2 godziny zegarowe.
8. Wykonawca na potrzeby realizacji zamówienia zapewni odpowiednie zaplecze techniczne, w tym:
- podesty sceniczne,
- sprzęt nagłaśniający oraz oprawę muzyczną,
- fotobudkę,
- inne akcesoria i urządzenia niezbędne do realizacji zaplanowanego przez Wykonawcę programu.
9. Wykonawca lub upoważniona przez niego osoba, zobowiązany jest do przybycia na teren imprezy w dniu 30 maja 2025 r., najpóźniej na godzinę przed rozpoczęciem imprezy, w celu sprawnego rozstawienia wszystkich urządzeń w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
10. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia profesjonalnej obsługi i nadzoru pod kątem zapewnienia bezpieczeństwa osób korzystających z atrakcji m.in. osoby do obsługi każdego urządzenia przez cały czas trwania imprezy, zgodnie z wymogami wynikającymi z zasad dot. bezpiecznego ich użytkowania oraz oświadcza, że posiada aktualną polisę ubezpieczeniową OC obejmującą przedmiot umowy przez cały czas jej trwania.
11. Wykonawca zapewni wszystkie materiały i akcesoria niezbędne do relaizacji zaplanowanego progamu muzyczno – animacyjnego.
12. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania porządku i czystości w obrębie działania usługi animacji w trakcie trwania imprezy, aż do jej zakończenia, w tym także zobowiązuje się do uprzątnięcia miejsca animacji po zakończeniu imprezy.
4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
4.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie wyrażające się zrealizowaniem w okresie ostatnich 5 lat przed dniem ogłoszenia zapytania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej dwóch usług o charakterze muzyczno - animacyjnych dla minimum 30 osób każde, w których elementem były gry/zabawy dla dzieci lub młodzieży;
Na potwierdzenie spełnienia powyższego warunku udziału w postępowaniu, Wykonawca jest zobowiązany załączyć do oferty wykaz wykonanych usług spełniających warunki, o których mowa powyżej, zrealizowanych przez Wykonawcę składającego ofertę, ze wskazaniem liczby osób, przedmiotu zamówienia, daty wydarzenia oraz nazwy zamawiającego. (załącznik nr 2)
2) dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, czego potwierdzeniem będzie oświadczenie Wykonawcy dotyczące posiadania przez instruktorów/animatorów odpowiednich kwalifikacji, w szczególności do pracy z dziećmi oraz posiadania przez te osoby zaświadczeń o niekaralności i niefigurowaniu w Rejestrze Przestępstw na Tle Seksualnym. (załącznik nr 3)
Ocena spełnienia powyższych warunków będzie dokonana wg. formuły spełnia/nie spełnia na podstawie załączonych do oferty załączników nr 2 i 3 wraz z dowodami potwierdzającymi wymagane kwalifikacje.
4.2. Wykluczenie Wykonawcy
W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału:
1) Wykonawcy, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu lub są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.
2) Wykonawcy, którzy podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 13 kwietna 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U.2024.507 ze zm.).
Ocena spełnienia powyższych warunków będzie dokonana wg. formuły spełnia/nie spełnia na podstawie załączonych do oferty załączników nr 5 i 6.
5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY I TERMIN SKŁADANIA OFERT
5.1. Cena w ofercie ma być wyrażona cyfrowo (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku).
5.2. Cenę ofertową należy przedstawić jako cenę netto i brutto.
5.3. Cena oferty powinna uwzględniać wszelkie koszty wypłacane bezpośrednio Wykonawcy, ale także koszty wypłacane na jego rzecz, także jako płatnika .
5.4. Oferowana cena powinna zawierać koszty dojazdu oraz wszystkich innych usług potrzebnych do realizacji wszystkich elementów zamówienia np. związanych z wynajęciem sprzętów, scenografii, zakupu licencji, montażu oraz demontażu wszystkich elementów ruchomych itp.
5.4. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
5.5. Oferta musi mieć formę pisemną i powinna być sporządzona w języku polskim.
5.6. Zamawiający dopuszcza/ nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
5.7. Zamawiający dopuszcza / nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej.
5.8. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania.
5.9. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę.
5.10. Ofertę podpisuje osoba uprawniona do składania ofert.
5.11. Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać osobiście, korespondencyjnie, za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub mailowej, na poniższe dane teleadresowe:
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, ul. Jana Kilińskiego 2B, 95-060 Brzeziny,
e-mail: pcpr@powiat-brzeziny.pl, z dopiskiem: „Realizacja programu muzyczno – animacyjnego” do dnia 21 kwietnia 2025 r. do godz. 12:00 (decyduje data wpływu do Ośrodka).
Osoba do kontaktu: Małgorzata Szubert; email: m.szubert@interia.pl, te. 46 819 61 19
6. KRYTERIA OCENY OFERT
6.1. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:
1) Cena: 60 pkt
2) Doświadczenie animatora: 20 pkt
3) Atrakcyjność programu: 20 pkt
1) cena – 60 pkt
a) oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez wykonawców,
b) oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną ilość punktów,
c) ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:
cena brutto oferty najtańszej
________________________________________________________________ x 100 x 60 % (waga kryterium)
cena brutto badanej oferty
W kryterium „Cena” oferta może uzyskać maksymalnie 60 punktów. Przy czym „cena” z powyższego wzoru oznacza liczbę punktów uzyskanych w kryterium cena oferty brutto (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku po zaokrągleniu). 1% = 1 pkt.
2) doświadczenie wykonawcy – 20 pkt
a) W kryterium „doświadczenie wykonawcy”, ocenie podlegać będzie liczba zrealizowanych w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wydarzeń o charakterze muzyczno - animacyjnym;
b) oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w Wykazie zrealizowanych usług (Załącznik nr 2)
c) ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie w następujący sposób:
Wykonawca otrzyma:
a) 5 pkt, jeżeli Wykonawca zamówienia realizował od 4 do 5 wydarzeń o charakterze muzyczno - animacyjnym, a w każdym wydarzeniu uczestniczyło co najmniej 30 osób.
b) 10 pkt, jeżeli Wykonawca zamówienia realizował od 6 do 7 wydarzeń o charakterze muzyczno - animacyjnym, a w każdym wydarzeniu uczestniczyło co najmniej 30 osób.
c) 20 pkt. jeżeli Wykonawca zamówienia realizował od 8 i więcej wydarzeń o charakterze muzyczno - animacyjnym, a w każdym wydarzeniu uczestniczyło co najmniej 30 osób.
Maksymalna liczba punktów, którą może uzyskać oferta w tym kryterium to 20 punktów.
3) atrakcyjność programu – 20 pkt
a) Wykonawca na potrzeby oceny ofert, zobowiązany jest do dostarczenia wraz z ofertą programurealizacji wydarzenia, uwzględniającego charakter wydarzenia, wraz z propozycjami i opisem planowanych aktywności.
b) Oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w programie realizacji wydarzenia.
c) Ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie następująco:
· Wykonawca przedstawi co najmniej 3 dodatkowe atrakcje - 10 pkt
· Wykonawca przedstawi co najmniej 1 atrakcję w formie poczęstunku (popcorn/ wata cukrowa)) - 5 pkt.
· Wykonawca przedstawi co najmniej 1 atrakcję objemującą upominki dla uczestników (konkurs z nagrodami, loteria itp.)– 5 pkt
Maksymalna liczba punktów, którą może uzyskać oferta w tym kryterium to 20 punktów.
6.2.Wybrana zostanie oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów.
6.3. Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyska taką samą punktację, wówczas Zamawiający wezwie tych
Wykonawców do złożenia w wyznaczonym terminie dodatkowych ofert cenowych.
Oferty dodatkowe nie mogą zawierać ceny wyższej od ceny złożonej w ofercie pierwotnej. Pozostałe warunki nie mogą ulec zmianie. Zamawiający dokonuje następnie wyboru tej oferty, która przedstawia niższą cenę.
7. POZOSTAŁE INFORMACJE
1. Złożenie jednej ważnej oferty upoważnia Zamawiającego do dokonania rozstrzygnięcia postępowania.
2. Aplikacje, które wpłyną po wyżej wymienionym terminie, jak również niespełniające wymogów formalnych, mogą nie być rozpatrywane.
3. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie będą powiadamiani.
- Zamawiający zastrzega, że treść ogłoszenia oraz warunki określone w zaproszeniu do składania ofert mogą zostać zmienione, o czym zostanie przekazana informacja na stronie internetowej Zamawiającego.
5. Oferta ze strony Wykonawcy musi spełniać wszystkie wymogi stawiane w zapytaniu ofertowym i być złożona na wzorze oferty dołączonym do niniejszego zapytania.
6. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni albo do wyboru innej oferty. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie, podpisanie umowy po terminie związania ofertą za zgodą Wykonawcy z przyczyn obiektywnych występujących po stronie Zamawiającego (np. z powodu braku środków)
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania na każdym etapie bez podawania przyczyny, bez wyłonienia wykonawcy.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Wykonawców do wyjaśnień treści złożonej oferty lub dokumentów.
- Wykonawca poprzez złożenie oferty oświadcza, że akceptuje w całości i bez uwag treści wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.
10. Wszelkiewytworzone w ramach zadania dokumenty winny być opatrzone logotypami, zgodnie z aktualnymi zasadami promocji i oznakowania projektów.
11. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami podczas realizacji powierzonego zadania.
8. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
Obowiązek informacyjny / Klauzula informacyjna z art. 13 RODO
W związku z obowiązkiem stosowania od dnia 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, dalej: RODO) informujemy, iż na podstawie art. 13 RODO od dnia 25 maja 2018 r. będą Pani/Panu przysługiwały określone poniżej prawa związane z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie:
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie reprezentowane przez Dyrektora, adres: Brzeziny, ul. Jana Kilińskiego 2B, e-mail: pcpr@powiat-brzeziny.pl
2. Inspektor Ochrony Danych
Może Pani/Pan kontaktować się z wyznaczonym przez nas Inspektorem Ochrony Danych Osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej adres e-mail: iodo@spotcase.pl z dopiskiem „PCPR Brzeziny” lub pisemnie na adres administratora.
3. Podstawy prawne, cel przetwarzania
3.1. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zapytania ofertowego z dnia 7.04.2025 r. prowadzonym z wyłączeniem zasady konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, a w przypadku wyboru Państwa oferty jako najkorzystniejszej, również w celu zawarcia i wykonania umowy oraz prowadzenia dokumentacji z nią związanej tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit b, c RODO.
3.2. Dochodzenia roszczeń i praw tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO,
3.3. Realizacji obowiązków podatkowych tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit c, RODO
w przypadku przetwarzania danych dla celów nie wynikających z zawartej umowy przetwarzanie danych będzie możliwe w oparciu o udzieloną dobrowolnie zgodę wskazująca każdy odrębny cel przetwarzania tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit a RODO,
W przypadku danych, których obowiązek podania nie wynika z przepisu prawa, Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody - w celu wynikającym z treści wniosku/w celu ułatwienia kontaktu. W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
4. Odbiorcy danych
Odbiorcą danych osobowych mogą być organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające).
5. Przekazywanie danych osobowych poza EOG.
Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
6. Okres przechowywania danych osobowych.
Okres wymagany dla archiwizacji dokumentów dotyczących projektu Centrum Wsparcia Rodziny, dofinansowanego w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021 – 2027, Priorytet FELD.07.00 Fundusze Europejskie dla zatrudnienia i integracji w Łódzkiem, Działanie FELD.07.12 Usługi na rzecz rodziny
Powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności: dochodzenie roszczeń (okres przedawnienia roszczeń), prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej (5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy), zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez ustawy kompetencyjne i ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w tym Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, do czasu wycofania zgody,
7. Prawa osób, których dane dotyczą.
Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do PUODO (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),
8. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych.
Podanie przez Pana/Panią danych osobowych gromadzonych w dokumentacji jest wymogiem ustawowym. Brak podanie danych uniemożliwi rozpatrzenie wniosku. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji.
Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania.
Załączniki:
1. Załącznik nr 1 – Formularz oferty
2. Załącznik nr 2 – Wykaz zrealizowanych usług
3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie o dysponowaniu personelem
4. Załącznik nr 4 – Klauzula
5. Załącznik nr 5 – Oświadczenie o braku powiązań
6. Załącznik nr 6 – Oświadczenie o braku wykluczeń
